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5 Tipps für die Organisation deines Online-Kongresses 

Spätestens seit der Corona-Pandemie schießen sie wie Pilze aus dem Boden. Doch sind Online-Kongresse wirklich ein adäquates Mittel, um die eigene Sichtbarkeit zu verbessern? Was macht einen guten Online-Kongress aus? Und worauf ist bei der Durchführung zu achten?

Als Notlösung aus der Corona-Pandemie geboren, ist das Format des Online-Kongresses im Werkzeugkasten der Unternehmenskommunikation längst ein fester Bestandteil. Kein Wunder, bieten derartige Fachveranstaltungen doch immense Vorteile und sind im Vergleich zu Vor-Ort-Events leichter und günstiger zu organisieren. Und während andere Marketinginstrumente oft hohe Streuverluste mit sich bringen, sprechen Online-Kongresse genau die gewünschte Zielgruppe an. Optimale Gelegenheit, sich als Experte zu positionieren. 

Doch Vorsicht: Ein Sichtbarkeits-Selbstläufer ist ein Online-Kongress nicht. Das Format fordert gute Vor- und Nachbereitung – und ist dementsprechend mit großem Aufwand verbunden. Doch der Einsatz lohnt sich – vorausgesetzt, man richtet das virtuelle Angebot gezielt an den Bedürfnissen der Zielgruppe aus und verzichtet darauf, eine klassische Präsenzveranstaltung einfach digital abzubilden.  

„Was will ich mit dem Online-Kongress erreichen, wo stehe ich in Sachen Online-Präsenz überhaupt und wie geht es nach dem Event weiter“, bringt Frank Willenberg die wichtigsten Kernfragen für die Vorbereitung auf den Punkt. In meinem Podcast Un Espresso con … berichtet der Vermittler für Online Speaker, Multiplikator und Förderer für Online-Kongresse über Chancen und Risiken des Formats und gibt konkrete Hilfestellungen für deren Organisation.

Denn eins ist klar: Damit dein Online-Kongress zum Kassenschlager wird, musst du eine Vielzahl von Stellschrauben drehen. Folgende Aspekte solltest du dabei unbedingt auf dem Schirm haben:

  1. Definition von Zielgruppe und Zielsetzung
    Wen will ich ansprechen und welchen Mehrwert bietet mein Kongress den Teilnehmenden? Die Antworten auf diese beiden Fragen liefern das Grundgerüst für einen erfolgreichen Online-Kongress. Wichtig dabei: Grenze das Thema möglichst gut ein. Denn generische Kongress-Angebote locken entweder niemand oder jeden an den Bildschirm. Um Streuverluste zu vermeiden und genau bei deiner Zielgruppe zu punkten, ist also eine Menge Fingerspitzengefühl gefragt.

  2. Kontaktaufbau zu potenziellen Speaker*innen
    Plane auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Recherche, Kontaktaufnahme und Koordination der Speaker*innen ein. Viele Experten sind terminlich eng eingebunden und dementsprechend schwer erreichbar. Wer ein interessantes Speaker-Team zeitgerecht zusammenzustellen will, sollte also rechtzeitig damit anfangen. Kleiner Tipp: Es gibt inzwischen eine Vielzahl von Agenturen, die dir geeignete Experten für deinen Kongress vermitteln. Mein Podcast-Gast Frank Willenberg bietet diesen Service ebenfalls an.

  3. Klärung der technischen Rahmenbedingungen
    Für einen Online-Kongress musst du zwar keine Räumlichkeiten buchen, die Organisation der technischen Rahmenbedingungen solltest du aber trotzdem nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn mit dem Aufbau einer Kongress-Website allein ist es längst nicht getan. Es gilt – zumindest bei kostenpflichtigen Online-Kongressen – Möglichkeiten für die Zahlungsabwicklung zu schaffen, ggf. eine Plattform für Live-Vorträge anzubinden und für eine einheitliche Präsentation, genügend Bandbreite sowie eine ausreichende Bild- und Tonqualität der Expertenbeiträge zu sorgen.

  4. Planung und Veröffentlichung des Kongressprogramms
    Egal, ob du einen zwei- oder sechstägigen Kongress veranstaltest: Ein klar strukturiertes Programm ist unverzichtbar. Denn nur so können die Teilnehmenden sich einen Überblick verschaffen und sich im Vorfeld die für sie spannendsten Vorträge vormerken. Im Idealfall stellst du den genauen Kongressplan auf deiner Landing-Page übersichtlich zur Verfügung. So kann jeder sehen, wann welcher Experte zu welchem Thema spricht.

  5. Vermarktung des Online-Kongresses
    Möglichkeiten, deinen Kongress zu bewerben gibt es viele: Beiträge in den sozialen Medien sowie einschlägigen Portalen, ein entsprechender Verweis im Kunden-Newsletter sowie ein gezieltes Mailing sind nur einige Beispiele, wie du die Werbetrommel für das Event rühren kannst. Nutze auf jeden Fall auch die aufgebauten Kontakte zu den Speakern und statte diese mit Info-Material zum Kongress aus. So können sie deinen Kongress über ihre eigenen Kanäle bewerben. Das verschafft dir zusätzliche Reichweite.

All das zeigt: Online-Kongresse sind Mammut-Projekte, die sich nicht mal eben so aus dem Ärmel schütteln lassen. Wer sich jedoch die Zeit nimmt und sich in das Thema reinkniet, kann damit nicht nur seine eigene Sichtbarkeit verbessern, sondern auch eine Menge Geld verdienen – vorausgesetzt, Thema, Angebot und Zielgruppe stimmen.

Ich bin inzwischen übrigens selbst als Speakerin in unterschiedlichen Agenturen gelistet und habe bereits auf einigen Online-Kongressen über das Thema Pressearbeit gesprochen. Die Sichtbarkeit meines Angebots hat davon nachweislich profitiert. Es muss also nicht immer der eigene Kongress sein. Manchmal reicht es schon, wenn man auf seinem Gebiet ein Experte und gefragt ist. 

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Angela Recino
Angela Recino

Inhaberin Bewegte Kommunikation

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